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2017年12月16日 星期六

你開啟 Office 365 即時自動儲存功能了嗎?

作者:許君豪醫師(職業醫學科)



訂閱 Office 365 的用戶,你開啟超實用新功能「即時自動儲存」了嗎?


在這之前,Excel、PowerPoint、Word 都已經可以設定最短間隔為「1 分鐘」的自動儲存。然而,近期的更新,讓 Excel、PowerPoint 的自動儲存間隔縮短到「幾秒鐘」!

這是類似 Google 雲端硬碟 Sheets、Slides、Docs 的即時雲端同步功能。

【註 1】寫作本文時,Word 尚無此功能。建議使用下文每「1 分鐘」自動儲存功能。
【註 2】Mac 版本目前僅 Excel 可開啟此功能。


開啟「即時自動儲存」


● 確認自己是 Office 365 訂閱用戶
● 檔案儲存在本機 OneDrive/商務用 OneDrive 資料夾,或 SharePoint Online
● 確認上述資料夾的雲端同步正常運作


無法開啟此功能?


根據官方網頁的說明,若無法開啟此功能,常見原因如下:
● 檔案是較舊的格式,例如 .xls、.ppt 或 .doc
● OneDrive 未正常同步,或使用的是舊版 OneDrive
● 檔案內嵌於其他 Office 檔案中
● 簡報處於投影片放映模式
● 其他(詳見官網)


「每 1 分鐘」自動儲存


即使訂閱 Office 365,目前 Windows 版的 Word,以及 Mac 版的 Word、PowerPoint,仍無法使用本文的「每幾秒鐘」自動儲存功能。沒關係,我們仍可退而求其次,使用原本的「每 1 分鐘」自動儲存功能,作法如下圖:




趕快開啟此功能,從此不再擔心忘了存檔!


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