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2017年6月7日 星期三

【心得】如何主辦一場演講大賽?

作者:許君豪醫師 (中華民國環境職業醫學會副秘書長)




2017 年 4 月 29 日,深具意義。在三年一度的亞洲職業衛生研討會 (ACOH) 和一年一度的職業醫學年會現場,破天荒首度舉辦「演講大賽」,與會來賓反應相當熱烈。身為規劃與執行此活動的主要成員,我整理籌備過程的心得和幾個小故事,與您分享。


【註】特別感謝攝影師范釋文醫師提供本文第一張與末四張照片原檔。


1. 做好準備


「職醫、職護到企業服務」入法至今,已過了十多年。雖然臺灣業界對駐廠醫護人員的功能和貢獻的了解逐漸增加,但讓第一線醫護人員交流最佳實務作法 (best practices) 的場合並不多。所以,我一直想辦個活動,讓已經到企業服務一段時間、卻少有機會上臺的醫護夥伴,與其他同行分享自己的成功/失敗經驗。

2016 年 9 月,也就是演講大賽前 7 個多月,我一提出在年會舉辦工作坊/演講比賽的想法,中華民國環境職業醫學會常務理事陳俊傑醫師立刻鼓勵我著手規劃。這是第一劑強心針。

2017 年 3 月,我到中華民國環境職業醫學會的理監事會報告活動計畫之前,已與陳俊傑醫師經電話請教、討論了好幾次,輪廓設計得差不多了。「應該會很順利吧,」我心想。代誌不是憨人所想的那麼簡單 ……


2. 爭取支持





雖然快速地把活動專屬網站設計好,但 3 月在理監事會報告時,卻受到不小的阻力。原因是,三年一度的亞洲職業衛生研討會,最精華的時段已經被其他幾個重要活動填滿了。四天的研討會,行程表看來只剩前後的週四下午週日下午有空檔。如果辦在週四或週日下午,到時肯定沒人來,我就黑掉了 ……

會議進行到臨時動議。情況若不逆轉,我身上的黑色素將快速累積 ……

冷靜思考、迅速決策後,我堅定地舉手發言,說明不論辦在週四或週日,都可預見這個活動將以失敗告終。而這是空前的第一次演講大賽,若不幸失敗,不知何時才有機會再辦,對學會亦非好事。接著,幾位前輩輪流贊聲,說這是很棒的活動,值得鼓勵年輕的職醫、職護參加。更有前輩建議把獎金加倍,提高吸引力。情勢急轉直下,會中決議:

A. 盡速籌備,找得到夠多的人來,就舉辦
B. 時間可排在最熱門的週六下午,場地可選在研討會主場地旁的教室。
C. 前三名獎金加倍,成為 10,000、6,000、4,000 元。(教練,我好想參加。)

這是第二劑強心針,讓演講大賽重獲新生。到這裡,我都要流淚了。非常感謝理監事會前輩們及時出手相助。


3. 盤點資源


確定要舉辦,接下來呢?

我快速思考,發現接下來一個半月內,必須完成的事情至少有:
A. 迅速補完活動網站,包含活動細節、報名表等
B. 發信邀請職業醫學會及兩個職護學會會員報名比賽
C. 找工作夥伴攝影師,線上會議溝通
D. 邀請評審委員
E. 請評審委員為報名人員上傳的投影片評分,甄選出參賽的 12 名選手
F. 多次寄出賽前通告給主辦單位、評審委員、報名者、參賽者
G. 確定比賽場地,製作場地說明圖並公告
H. 製作兩張 120 x 80 cm 大型海報並列印,借海報架
I. 製作感謝狀獎狀並列印
J. 購買感謝狀/獎狀專屬精美文件夾
K. 製作專用評分表QR code 卡(本次比賽採用 Google 表單即時評分)
L. 準備螢幕計時軟體/大字報
M. 測試比賽場地
O. 親自主持演講大賽

這樣一路看下來,好像需要很多人幫忙耶?

經過盤點與聯繫,因為時間緊迫,為降低溝通成本與失誤風險,我決定絕大部分工作都自己來,除了:

A. 找了兩位同屬主辦單位學會的夥伴,一位攝影師,在演講大賽會場幫忙
B. 央請高醫職業醫學科的夥伴,幫忙拍攝場地照片、借場地、借海報架、請廠商印(我設計的)海報、準備獎金、列印(我設計的)獎狀/感謝狀/評分表/QR code 卡等


4. 做就對了


從理監事會決議到真正比賽,僅有六週可準備。上一段列出來的幾乎所有任務,既然已經決定自己做,接下來的事情就簡單了:一件件排上行事曆,一件件完成。以下摘錄部分成果的截圖及照片如下:


線上報名表,內嵌於活動網站


報名截止當天,湧入的報名單


準備這場演講大賽,在筆記軟體 Evernote 裡總共花了 64 則筆記


自己設計的感謝狀


自己設計的海報


自己設計的評分表、線上給分 QR code 卡


開場(我擔任整個活動的主持人


倒數計時大螢幕


參賽者與來賓,專注投入


5. 回顧檢討


A. 議程設定權 (agenda-setting power) 很重要
如同本文開頭提到的,這個演講大賽,差一點就辦不成了。由於我堅決地舉手尋求支持,加上幸運地有幾位前輩出手相助,演講大賽才在理監事會最後一刻由不辦轉為要辦。

B. 測試場地,務必精準

比賽前一天測試場地時,發現兩個意外狀況:
(1) 投影機老舊,色彩表現不佳
(2) 影片聲音播放異常

第一個狀況,我當晚火速寫信通知所有參賽者,請他們考慮調高投影片色彩對比。第二個狀況,因為測試到後來已可正常播放,我竟然忘了積極處理或找備案。結果,演講比賽進行時,有幾位參賽者的影片的聲音無法正常播放 …… 我對他們感到非常非常抱歉。以後絕不能如此輕忽。

C. 用心,會被看見
比賽前中後,許多人公開或私下對我表達鼓勵感激之意,包括:
(1) 我的主要指導者陳俊傑常務理事,賽後給我一個大大的讚和許多鼓勵、提醒
(2) 工作夥伴們很開心能一起完成這難得任務
(3) 評審前輩感謝我們邀請他們來參加這麼有意義的活動
(4) 參賽者感念這個活動讓他們有機會分享經驗
(5) 聽眾為一下午滿滿的收穫而道謝

賽前一直擔心人氣不夠,沒想到,當天稍晚有幾位朋友跟我說,我們演講大賽的會場,是同時段人數最多、來賓參與也最熱絡的。這是第三劑強心針。


6. 感謝各界


這次演講大賽能順利成功,要感謝的人實在很多。以下簡短列出一部分:
● 兩個學會的大家長:莊弘毅理事長/陳美滿理事長
● 總指導:陳俊傑醫師(常務理事)
● 中華民國環境職業醫學會的理監事、秘書長、副秘書長
● 評審:傅還然前署長/賴育民主任/錢美芝經理
● 場控:陳國鳳護理師/劉慧美
● 攝影:范釋文醫師
● ACOH 大會:林思怡/沈雅涵/吳曉臻/吳沛珊/羅玉婕/林佑蓮/Irene Cheng

也謝謝所有在 Facebook、LINE 群組裡,或私訊支持、或幫忙轉發活動訊息的朋友們,以及在籌備過程中被我請教而不吝指導的其他領域前輩們。

不論參與者和旁觀者給這個比賽的正負評價如何,我給自己設下的標準只有一個:是否達到「讓職場第一線醫護人員交流 best practices」的初衷?

從賽後各界的反應看來,我想,應該有及格吧。

繼續前進!


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